Tiempo bien empleado: optimizar el tiempo fuera de la administración del trabajo

(Imagen: Shutterstock)

Aunque los empleados valoran el tiempo fuera del trabajo (TAFW, por sus siglas en inglés) y puede afectar la retención y el compromiso, puede ser complicado para los patrocinadores del plan comunicarse y administrarlo, y emotivo para los participantes. Optimizar la administración de TAFW es un esfuerzo que vale la pena para los patrocinadores del plan que desean administrar estos beneficios de manera más efectiva y mejorar la experiencia de sus empleados.

¿Qué es TAFW?

Cuando los empleados escuchan “tiempo fuera del trabajo”, generalmente piensan en días festivos, vacaciones u otros eventos de tiempo libre pagado (PTO) de rutina. Pero TAFW también puede desencadenarse por eventos de la vida poco frecuentes pero significativos, como enfermedades o lesiones importantes, el nacimiento de un bebé, el cuidado de un padre anciano o el servicio militar. Las pólizas TAFW también pueden cubrir permisos de ausencia no remunerados, como sabáticos personales o tiempo dedicado a realizar actividades benéficas, durante las cuales los trabajos de los empleados están protegidos.

¿Qué lo hace complicado?

Es importante que los beneficios asociados con los eventos TAFW, como la discapacidad a corto plazo (STD), la discapacidad a largo plazo (LTD), la licencia de maternidad y la licencia militar, se administren de manera uniforme en toda la organización de manera no discriminatoria. Sin embargo, la administración puede ser difícil, ya que implica la coordinación entre partes internas y externas, como recursos humanos (HR), sistemas de información de recursos humanos (HRIS), nómina, administración de beneficios, administradores legales de licencias de terceros y el gerente del empleado y proveedores de atención médica. TAFW puede involucrar la información de salud personal (PHI) de un empleado que está protegida por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). También hay cuestiones reglamentarias que considerar, como las protecciones laborales en virtud de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) y la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA), y los patrocinadores del plan deben coordinar los beneficios de la empresa con los requisitos de seguro de discapacidad y compensación para trabajadores en ciertos casos. estados Estos problemas pueden complicarse aún más para los empleadores con una fuerza laboral descentralizada o con empleados tanto por hora como asalariados. También hay que considerar un componente emocional, ya que los empleados que utilizan los beneficios de TAFW pueden estar enfrentando situaciones que ponen a prueba su salud, su familia y sus finanzas o pueden requerir adaptaciones especiales para regresar al trabajo.

Tomar medidas para optimizar la administración de los beneficios de TAFW puede hacer que estas complejidades sean más manejables. Aquí hay algunas consideraciones para los patrocinadores del plan en su búsqueda de agilizar los procesos de TAFW.

pensar en términos generales

Establecer políticas y procedimientos para abordar las diversas complejidades administrativas de TAFW. Por ejemplo:

  • ¿Se permitirá a los empleados utilizar el tiempo de enfermedad o el tiempo de vacaciones para complementar sus ingresos por STD o el tiempo de licencia extendida sin goce de sueldo?
  • ¿La empresa seguirá pagando a los empleados mientras realizan tareas militares?
  • ¿Cómo pagarán los empleados sus primas médicas mientras están fuera con una licencia sin goce de sueldo?
  • ¿Qué protocolos se establecerán para los empleados que necesitan regresar de una licencia a tiempo parcial o que requieren adaptaciones laborales especiales debido a una lesión?
  • ¿Cómo se coordinarán los beneficios estatales por discapacidad con los beneficios de licencia pagados por la empresa?
  • ¿Qué pasos se tomarán cuando la protección laboral de un empleado bajo FMLA haya expirado?
  • ¿Existen oportunidades para automatizar la administración de licencias en los sistemas de nómina y HRIS?
  • ¿Cómo se hará la transición de los empleados de STD a LTD?
  • ¿En qué situaciones debe involucrarse lo legal (p. ej., determinar si las excepciones de la política se establecen previamente)?
  • ¿Cómo se aprobarán o denegarán las licencias personales no pagadas de manera consistente?

Puede ser útil formar un equipo multifuncional para abordar la propiedad de estos problemas y la coordinación de responsabilidades entre los distintos departamentos. Las políticas y los procedimientos de administración deben estar claramente documentados con orientación legal, y deben existir protecciones de datos adecuadas para la PHI de los empleados relacionada con la administración de licencias.

Aplicar un toque suave

Los empleados que utilizan los beneficios de TAFW pueden estar pasando por una situación de vida importante. Ya sea que la ocasión sea alegre, como la adopción de un bebé, o trágica, como una enfermedad terminal, el empleado puede enfrentar nuevas obligaciones financieras, de cuidado personal o de cuidado personal, además de preocupaciones sobre cómo conservar su trabajo.

Los administradores de licencias, ya sean internos o de terceros, deben tratar a los empleados que utilizan los beneficios de TAFW con gran delicadeza, ya que las interacciones durante este momento crítico pueden afectar en gran medida la seguridad emocional de los empleados, así como la moral y las impresiones de su empleador. Es importante que los administradores comprendan la cultura de la empresa y la filosofía de TAFW. Deben comunicarse claramente con los empleados sobre lo que se requiere para aprobar o extender sus beneficios (como declaraciones médicas o documentos militares), durante cuánto tiempo se proporcionarán los beneficios y qué otros beneficios legales o de la empresa pueden estar disponibles. Y los administradores deben tratar la PHI de los empleados con un nivel apropiado de cuidado y discreción.

Encuentre los socios adecuados

Al subcontratar la administración de TAFW, es importante elegir los socios adecuados. Los patrocinadores del plan tienen diferentes necesidades según su cultura, fuerza laboral y ofertas de beneficios. Un consultor independiente puede ayudar a los patrocinadores del plan a identificar los problemas administrativos que son más críticos y encontrar socios que mejor se adapten a la organización y sus empleados.

Sobre todo, los administradores de TAFW deben equilibrar la administración precisa y eficiente con la sensibilidad hacia las necesidades y la privacidad de los empleados. El socio adecuado debe poder comunicarse claramente con los empleados y abordar sus inquietudes y preguntas para que los empleados no tengan que buscar ayuda de varias partes. Los proveedores deben tener experiencia en los beneficios del seguro estatal por discapacidad, si corresponde a la organización, y experiencia regulatoria, como las reglas de protección laboral bajo FMLA y USERRA. Los socios proveedores deben poder producir archivos de datos que sean compatibles con los sistemas HRIS y de nómina del patrocinador del plan para ayudar a habilitar la automatización y reducir los errores. Los representantes de servicio al cliente deben estar altamente capacitados y proporcionar información precisa y consistente.

Involucre a sus empleados

Los empleados que utilizan los beneficios de TAFW tendrán una impresión favorable o desfavorable de la empresa en función de sus experiencias durante lo que suele ser un momento crítico en sus vidas personales. Brindar información precisa, apoyo y sensibilidad durante este tiempo puede aumentar en gran medida el compromiso y la lealtad de un empleado hacia la organización. Por lo tanto, optimizar la administración de estos beneficios complicados pero altamente valorados es beneficioso tanto para la empresa como para sus empleados.

Mindy ZattoFSA [Fellow, Society of Actuaries]E.A. [Enrolled Actuary]MAAA [Member, American Academy of Actuaries]FCA [Fellow, Conference of Consulting Actuaries]MSPPA [Member, American Society of Pension Professionals and Actuaries] es fundador y director de Asesores de Beneficios Estratégicos, una firma independiente de consultoría de beneficios para empleados de servicio completo enfocada en resolver problemas complejos de beneficios para clientes que van desde 1,000 hasta más de 300,000 empleados. Zatto tiene más de 30 años de experiencia en administración y consultoría de planes de beneficios. Ella puede ser contactada en [email protected].

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