CommonSpirit Health obtiene una enorme eficiencia con la herramienta de programación de quirófanos infundida con IA

CommonSpirit Health, una combinación de DignityHealth y Catholic Health Initiatives, es un sistema de salud nacional de más de 350 hospitales.

EL PROBLEMA

Con tantos hospitales, puede ser difícil implementar tecnología en todo el sistema que los empleados realmente entiendan, dijo Brian Dawson, vicepresidente del sistema de servicios perioperatorios en CommonSpirit Health.

“Luchamos con mucho tiempo de quirófano sin usar”, recordó. “Como referencia, cada minuto no utilizado en un quirófano preparado y listo para usar le cuesta a un hospital alrededor de $ 100. Por lo tanto, como era de esperar, queríamos resolver este problema para evitar gastos innecesarios en todo el sistema de salud.

“Con eso en mente, siempre he buscado formas de mejorar las operaciones en el cuidado de la salud”, continuó. “Hace unos tres años y medio, alguien que trabajaba en estrategia para DignityHealth se acercó a mí sobre una iniciativa que habían comenzado llamada ‘Rock the block’. El equipo estaba buscando formas de reducir el tiempo de bloqueo de quirófano no utilizado, ya que realmente nos estaba costando mucho dinero innecesario”.

El proceso “Rock the block” comenzaría con las enfermeras en ciertos hospitales revisando cada horario de quirófano individual para encontrar vacantes y enviando correos electrónicos a los cirujanos con la esperanza de que reclamaran el tiempo y el quirófano no se quedara sin usar.

“Tenemos este tipo de sistemas de programación y utilización en tantas industrias, como el comercio minorista y los viajes. ¿Por qué no deberíamos adoptarlo para la atención médica?”

Brian Dawson, CommonSpirit Salud

“Trabajando en servicios perioperatorios, me llamaron para conversar sobre este proceso de ‘minería del cronograma’ y supe de inmediato que era una idea maravillosa”, dijo Dawson. “Sin embargo, al mismo tiempo me di cuenta de que requería mucho trabajo: clasificar manualmente los horarios individuales.

“Al continuar de esta manera, el proceso se pondría en la espalda de los líderes de OR”, agregó. “Desde ese momento, supe que necesitábamos invertir en una solución que aliviara esta carga de programación y, al mismo tiempo, continuara con el gran trabajo de utilización que ya había comenzado la gente dedicada dentro del hospital”.

PROPUESTA

Dawson ya conocía al proveedor de TI LeanTaaS y su conjunto de productos iQueue. La herramienta fue desarrollada con la participación piloto de uno de los centros médicos de UCHealth, coincidentemente a menos de dos millas de la casa de Dawson.

“Sabía que al usar soluciones de inteligencia artificial y aprendizaje automático, el objetivo de iQueue era resolver los quirófanos vacíos y coincidir con los cirujanos que buscan tiempo de bloqueo”, explicó. “Parecía manzanas con manzanas con lo que estábamos tratando de hacer en DignityHealth, solo con el soporte tecnológico y la base que necesitábamos para escalar y continuar.

“iQueue funciona incitando a los cirujanos a liberar el tiempo no utilizado, en parte al sugerir fechas de liberación programadas para maximizar las perspectivas de llenar la mayor cantidad posible de esos quirófanos de personal no utilizados”, continuó. “A menudo se comercializan para cirujanos en el área que no han considerado anteriormente realizar cirugías en los hospitales que se acercan a ellos”.

Dawson se reunió con el proveedor y descubrió que uno de los hospitales del Área de la Bahía de CommonSpirit Health ya se había comunicado con su equipo para incorporar la tecnología. Durante una visita a ese hospital, Dawson se encontró con el presidente y director de operaciones de LeanTaaS, Sanjeev Agrawal, y obtuvo una descripción detallada de la herramienta tanto de Agrawal como del equipo de incorporación del hospital.

“Con esos puntos de prueba, pude volver al liderazgo de nuestro equipo y trabajar con ellos para discutir cómo sería la adopción de iQueue”, dijo Dawson. “Una vez que recopila los datos y puede ver cómo mejoraría la utilización y el costo en su propio hospital, es bastante simple comprender que es mucho más favorable que una solución manual”.

CUMPLIR EL DESAFÍO

Inicialmente, Dawson trabajó con el departamento de TI y el liderazgo para determinar cómo funcionaría la tecnología dentro del sistema de salud. Esta era una herramienta con la que el departamento de TI no estaba familiarizado, pero la herramienta requeriría la aprobación del departamento; esa discusión inicial era importante.

“Una vez que nuestro CEO y COO nos dieron los dólares, implementamos la tecnología en los 32 hospitales”, dijo. “Casi de inmediato, comenzó a llenar y desbloquear el tiempo no utilizado, moviendo las fechas de publicación automática en los EHR y, en última instancia, mejorando los números de utilización.

“Algo más que notamos fue el compromiso de iQueue con nuestra idea de ‘sistema'”, continuó. “Nuestro liderazgo se centra en crear una experiencia para el paciente y el proveedor que brinde la misma comodidad y confiabilidad en todas y cada una de sus instalaciones: una idea de un sistema cohesivo o ‘sistema’. El proveedor captó la idea de inmediato y nos ayudó a lograrlo”.

Una vez que Dawson y la compañía implementaron la herramienta de quirófano, los administradores, cirujanos, enfermeras de quirófano y el departamento de TI vieron mejoras en el tiempo de quirófano, administrando el tiempo de bloqueo, usando métricas comunes y políticas de bloqueo.

“Las herramientas también se usaron para administrar reuniones entre equipos, todo lo cual finalmente condujo a una mejor sistematización”, dijo. “iQueue eliminó el trabajo manual del proceso sin dejar de combinar los horarios, marcar el tiempo de bloqueo o no utilizado, enviar notificaciones sobre la disponibilidad a los tontos y más.

“También mantuvo el volumen, que fue un elemento importante para nuestro equipo”, agregó. “Queríamos adoptar y aprender esta solución, pero no queríamos sacrificar el volumen mientras lo hacíamos. Queríamos aumentar nuestro volumen, de ahí toda la realización de este proyecto. Ahí es donde el equipo de implementación fue de gran ayuda: se pone en marcha terreno para ayudar a implementar iQueue, ayudar al personal a comprender el caso de uso y las mejores prácticas y, en última instancia, responder a nuestras muchas preguntas fue un factor necesario para lograr que todos participaran”.

RESULTADOS

Tasa de llenado de liberación del 21%

“Esta métrica es una que muestra cuánto está mejorando iQueue nuestros números de utilización”, explicó Dawson. “En primer lugar, con la herramienta, hemos obtenido un ROI de 14,5 veces. Es importante tener en cuenta esto con esta métrica de tasa de llenado de liberación porque una vez que iQueue reconoce y libera bloques OR abiertos, los cirujanos detectan el 21 % de ellos.

“21 % y obtenemos un ROI 14,5 veces mayor”, continuó. “Imagínese lo que podríamos estar haciendo con el 100%. Este es un indicador extremadamente fuerte de lo que la tecnología nos está brindando: llenando el tiempo de quirófano no utilizado, trayendo nuevos cirujanos a nuestros hospitales y quitando volumen a nuestros competidores”.

153% de aumento en bloques liberados

“El marketing es un gran defensor de la liberación de bloques”, señaló Dawson. “Con los bloques liberados, nuestro equipo de marketing puede dirigirse a los cirujanos que no operan en nuestros hospitales y sopesar sus opciones, una especie de ‘Podemos ofrecerle algo mejor’.

“Dar a los cirujanos la capacidad de operar cuando y donde quieran es un gran atractivo”, añadió. “Como resultado, hemos visto un aumento del 153 % en los bloques de quirófano con personal liberados por cirujanos, para impulsar una mayor utilización”.

Además, la organización está jugando con las preferencias del cirujano. Si un cirujano desea recibir una notificación de un bloqueo disponible por mensaje de texto en lugar de correo electrónico, la herramienta puede hacerlo realidad. La organización está llevando la disponibilidad a las puertas de los cirujanos y les está facilitando la capitalización.

CONSEJOS PARA OTROS

“A lo largo de la pandemia de COVID-19 y más allá, el nombre del juego ha sido la utilización”, señaló Dawson. “Los proveedores de atención médica de todo el mundo han tenido que hacer más con menos, y esto ha llevado a un mayor agotamiento, escasez de personal, insatisfacción de los pacientes y escasez de recursos.

“Las soluciones de utilización no solo existen para hacer que los hospitales ganen más dinero y bombear más casos a un ritmo mayor: existen para hacer que los hospitales sean más eficientes, más informados y más conectados entre sí”, continuó. “Los quirófanos específicamente son costos masivos para los hospitales: requieren una gran cantidad de recursos y personal para permanecer abiertos”.

Pero también son fundamentales para el éxito de un hospital.

“En situaciones como esta, vale la pena invertir en una herramienta que optimice sus quirófanos”, aconsejó. “No solo devolverá su inversión, sino que reducirá el agotamiento del personal, traerá nuevos cirujanos a sus hospitales y mejorará la sistematización general dentro del sistema de salud.

“Sin embargo, no todos los hospitales necesitan una herramienta de optimización de quirófanos”, advirtió. “Existen algunas limitaciones. Los hospitales pequeños de acceso crítico con menos de cuatro quirófanos aún no son una buena opción para este tipo de tecnología”.

Hay varios hospitales dentro del sistema de salud en áreas rurales pequeñas que tienen menos de cuatro habitaciones y pueden tener cinco cirujanos. En casos como este, la herramienta no será muy ventajosa fuera de la recopilación de datos, dijo Dawson. Es probable que los cirujanos tengan su propio día de la semana y operen con poco o ningún conflicto de programación o superposición.

“En general, es hora de que los proveedores de atención médica analicen de cerca las formas en que la tecnología puede ayudarnos a hacer mejor nuestro trabajo”, concluyó Dawson. “Es importante considerar todas las opciones y posibilidades, y hacer una lista consciente de lo que más necesita su sistema de salud. Tenemos este tipo de sistemas de programación y utilización en muchas industrias, como la venta minorista y los viajes. ¿Por qué no deberíamos hacerlo?” ¿Lo adoptamos para el cuidado de la salud?”

Gorjeo: @SiwickiHealthIT
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